INSTRUCCIONES PARA CUMPLIMENTAR EL FORMULARIO DE SOLICITUD DE RECONOCIMIENTO
a) Número de empresas asociadas a 31 de Diciembre de cada uno de los tres últimos años anteriores al año en que se solicita el reconocimiento, especificando al menos, razón social y número de identificación fiscal de las mismas.
El archivo que contenga estos datos será en Excel y constituirá el 
ANEXO I, con los campos que en él se indican: Asociación, Razón social, NIF , Adherido, Domicilio, Población, Provincia, Código postal, Teléfono, Fax, email, y Web. En ningún caso deberá agruparse la información de más de un campo, en uno sólo. El listado de cada año se grabará en hojas distintas del mismo archivo al que se dará el nombre de “Asociados al 31-12 del año que corresponda”.
El campo “Asociación” contendrá, por cada una de las filas, el nombre abreviado de la Asociación o Federación solicitante. En el caso de las Federaciones, el campo “Adherido” contendrá el nombre abreviado de la Asociación a la que la empresa pertenece.
En cada hoja del archivo deberá indicar los asociados de un año, sustituyendo la “x” por el año correspondiente.
El archivo cumplimentado deberá remitirse por correo electrónico a la dirección u.apoyo@mcx.es.
b) Descripción del producto, mercancía o servicio que se exporta, identificando en el caso de los productos o mercancías las partidas o posiciones arancelarias correspondientes y que constituyen la actividad específica de la Asociación o Federación.
El archivo que contenga estos datos será en Excel y deberá remitirlo tanto en formato papel –acompañando a la solicitud- como por correo electrónico a la dirección siguiente: u.apoyo@mcx.es. Las partidas o posiciones arancelarias que se relacionen en este apartado serán SIEMPRE A OCHO DÍGITOS y listadas de forma correlativa, es decir no agrupadas por productos. Estas partidas constituirán la Definición Sectorial (DS) de la Asociación/Federación.
c) Evolución de las cifras de exportación de la Asociación o Federación en los últimos tres años, expresadas en valor y volumen. Porcentaje que representa su exportación anual sobre el total del sector.
La columna correspondiente a “Asociación” contendrá el valor de las exportaciones realizadas por los asociados, de aquellos productos objeto de su actividad específica (los incluidos en su Definición Sectorial) obtenido por medio de la fuente que cada Asociación estime conveniente:
- Estimación directa por parte de la Asociación.
- Consulta directa a las empresas (especificando número de empresas consultadas).
- Encuesta (especificando número de empresas encuestadas).
- Otras fuentes (estudios sectoriales, consultorías).
Las Asociaciones/Federaciones agroalimentarias que dispongan de este dato en volumen, deberán aportarlo a su vez.
La columna correspondiente a “Sector” contendrá el valor de las exportaciones realizadas por el conjunto de los operadores nacionales en las mismas partidas de la Definición Sectorial.
Por último en la columna relativa al “%” se indicará el porcentaje que la exportación de la Asociación representa sobre la exportación total del sector para cada año.
d) Cuenta de resultados del año anterior al que se solicita el reconocimiento.
Detallando las distintas partidas de ingresos y gastos que deberán adoptar el código de numeración establecido en el Plan General de Contabilidad, con un nivel de desagregación que alcance al menos el 6º dígito. Dicho nivel debe permitir conocer si los gastos de que se trata corresponden a los de funcionamiento ordinario de la Asociación o a actividades de promoción exterior o de otro tipo, los cuales no podrán ser financiados.
El Balance de Situación, a 31 de diciembre del año anterior al que se solicita el reconocimiento, especificará claramente el activo y el pasivo así como sus distintos componentes. El Balance será exigible aunque no se disponga de inmovilizado.
Memoria explicativa de la liquidación de gastos del año anterior al que se solicita el reconocimiento. Consiste en el desglose por conceptos e importes, de las partidas de gasto incluidas en la cuenta de resultados y en su caso, toda información complementaria para la correcta interpretación de dicha cuenta. Deberán quedar claramente diferenciados los gastos de funcionamiento respecto a los generados por actividades de promoción, de manera que pueda conocerse qué gastos son susceptibles de ser financiados.
La financiación aportada por la Secretaría General no podrá superar el 50% del gasto total subvencionable. Por ello es imprescindible que se proporcionen a esta Secretaría General los datos necesarios para comprobar el cumplimiento de estas condiciones en cada caso y en particular los totales de gastos, no sólo aquellos subvencionables.
e) Presupuesto de Ingresos y Gastos para el período solicitado.
Se seguirán las mismas recomendaciones que las indicadas para la Cuenta de Resultados.
f) Plan de actividades a desarrollar en el año en el que se solicita el reconocimiento.
Se deberán describir de manera resumida las principales actividades que llevará a cabo la Asociación, no sólo las promocionales o las relacionadas con el comercio o la política comercial exterior, sino también y en su caso, las de representación, información, comunicación, participación en la elaboración de la normativa del sector, seguimiento de la legislación internacional o comunitaria, normalización y certificación, formación, realización de proyectos ….
Memoria de actividades realizadas en el año anterior al de presentación de la solicitud. El contenido de esta memoria deberá ser un resumen abreviado de las principales actividades realizadas por la Asociación tal y como se indica en el punto anterior.